Představujeme skupinové rezervace – plánujte lekce a workshopy na stejné rezervační stránce

Každý rezervační nástroj předpokládá, že jedna rezervace znamená jednoho klienta v jednom křesle. To platí pro stříhání vlasů. Neplatí to však pro lekci jógy, keramický workshop nebo dětský kroužek – a podnikatelé, kteří tyto aktivity provozují vedle své individuální práce, to museli většinou řešit oklikou: omezit „službu“ na jedno místo a dvanáctkrát ji zkopírovat, nebo si psát jména do skupinového chatu a ručně počítat hlavy. Nástroje vytvořené přímo pro lekce sice existují, ale jsou to samostatné produkty – vlastní přihlašování, vlastní faktura, vlastní rezervační stránka, oddělená od všeho ostatního, kam své klienty běžně posíláte.

Rexabook nyní zvládne obojí z jednoho místa. Skupinové rezervace sledují kapacitu celé lekce – „Jóga, pondělí 18:00, 12 míst“ – stejně jako zbytek platformy sleduje běžnou rezervaci, na stejné rezervační stránce a v rámci každého tarifu.

Co je nového

• Služby s podporou lekcí. Převeďte jakoukoli službu na takovou, která má sdílenou lekci a kapacitu, namísto jednoho klienta na termín.
• Plánované lekce, nikoliv generované mřížkou. Vy si vybíráte, které lekce existují – „úterý 18:00“, „čtvrtek 18:00“ – namísto toho, aby se jako dostupné zobrazovaly všechny teoreticky možné časy.
• Sledování volných míst v reálném čase. Každá rezervace obsadí jedno místo; lekce jednoduše zmizí z rezervační stránky, jakmile je plná. Žádné přeplnění, žádné ruční počítání.
• Zrušení rezervace automaticky uvolní místo. Klient, který zruší svou rezervaci na lekci, okamžitě uvolní své místo pro dalšího zájemce – nemusíte nic ručně opravovat.
• Zaměstnanci mohou vést vlastní lekce. Prostřednictvím portálu pro zaměstnance si může každý člen týmu naplánovat, upravit a spravovat své vlastní lekce – a jakýkoli zaměstnanec může rezervovat klienta na lekci kolegy, nejen na svou vlastní.
• Vše ostatní funguje přesně jako běžná rezervace. Platby, zálohy, připomínky, řešení no_show, zrušení a změna termínu – účastník lekce je v systému brán jako zcela běžná rezervace, takže pro fungování skupinových rezervací nebylo nutné nic složitě přestavovat.

Pro koho je to určeno

Pro cokoli, co se provozuje pro celou místnost, nikoliv pro jedno křeslo: fitness lekce, jóga a pilates, taneční a dětské kroužky, workshopy (keramika, řemesla, vaření) – jakákoli lekce, kde jeden časový úsek slouží více lidem najednou. Je to stejné sledování kapacity, jaké potřebuje osobní trenér při vedení skupinových tréninků. Pokud jste si dosud vedli docházku na papíře nebo jste v rezervačním nástroji používali náhradní řešení „1 místo na rezervaci“, toto je náhrada pro vás.

Jak to funguje od začátku do konce

1. Označte službu jako vhodnou pro lekce. V sekci Služby nastavte kapacitu – počet lidí, které jedna lekce pojme.
2. Naplánujte lekci. V panelu Lekce u dané služby vyberte datum, čas a zaměstnance (pokud jej máte). Každá lekce si v daný moment uloží kapacitu nabídky – později ji můžete snížit, ale nikdy ne pod počet lidí, kteří už jsou přihlášeni.
3. Zobrazí se na vaší rezervační stránce jako jakákoli jiná možnost. Klienti si vyberou lekci stejně, jako by si vybírali běžný termín, a obsadí jedno ze zbývajících míst.
4. Lekce se sama uzavře. Jakmile jsou všechna místa rezervována, jednoduše přestane být dostupná – nemusíte sledovat žádné počty.
5. Zrušení a změna termínu fungují jako obvykle. Zrušené místo se v lekci automaticky znovu otevře; není třeba nic znovu synchronizovat.

Na co si dát pozor

• Zapomenutí na naplánování lekce. Lekce se v kalendáři neobjevují automaticky tak, jako běžné termíny – služba s podporou lekcí bez naplánované lekce nemá žádný dostupný termín, a to ani v rámci vaší pracovní doby. Pokud se lekce klientům nezobrazuje, zkontrolujte, zda ji někdo skutečně naplánoval.
• Kapacita, která neodpovídá místnosti. Rexabook vynucuje číslo, které nastavíte – systém neví, kolik máte podložek nebo židlí, takže nastavte skutečný limit, ne odhad.
• Předpoklad, že zrušené místo je třeba ručně znovu otevřít. Není – počet míst se opraví v momentě, kdy je rezervace zrušena, takže není třeba nic kontrolovat.

Skupinové rezervace jsou zahrnuty v každém tarifu Rexabook – žádný samostatný produkt, žádná faktura navíc, stejná rezervační stránka, kterou vaši klienti již používají.