Introduktion af gruppebookinger – planlæg hold og workshops på den samme bookingside

De fleste bookingværktøjer antager, at én aftale betyder én kunde i én stol. Det passer til en klipning. Det passer ikke til et yogahold, en keramikworkshop eller en mødregruppe – og erhvervsdrivende, der kører disse ved siden af deres individuelle arbejde, har for det meste været nødt til at finde på smarte løsninger: at begrænse en “ydelse” til én plads og kopiere den tolv gange, eller tage imod navne i en gruppechat og tælle hoveder manuelt. Der findes værktøjer, der er bygget specifikt til hold, men de er deres eget produkt – med deres eget login, deres egen regning og deres egen bookingside, adskilt fra det sted, hvor du i forvejen sender dine kunder hen til alt det andet.

Rexabook klarer nu begge dele fra samme sted. Gruppebookinger sporer kapaciteten for en hel session – “Yoga, man. kl. 18:00, 12 pladser” – på samme måde som resten af platformen sporer en enkelt aftale, på den samme bookingside, og inkluderet i alle abonnementer.

Hvad er nyt

• Hold-egnede ydelser. Gør enhver ydelse til en session med delt kapacitet i stedet for én kunde pr. tidspunkt.
• Planlagte sessioner, ikke systemgenererede. Du vælger selv, hvilke sessioner der findes – “tirsdag kl. 18:00”, “torsdag kl. 18:00” – frem for at alle teoretisk mulige tider vises som bookbare.
• Live sporing af pladser. Hver booking optager én plads; sessionen forsvinder automatisk fra bookingsiden, når den er fuld. Ingen overbooking, ingen manuel optælling.
• Aflysninger genåbner automatisk pladsen. Når en kunde aflyser en holdbooking, frigives pladsen med det samme på bookingsiden til den næste – du behøver ikke gøre noget manuelt.
• Personalet kan også køre deres egne sessioner. Via personalepanelet kan en medarbejder planlægge, redigere og administrere sine egne hold – og alle medarbejdere kan booke en kunde ind på en kollegas session, ikke kun deres egen.
• Alt andet fungerer præcis som en normal booking. Betalinger, depositum, påmindelser, håndtering af no_show, aflysning og ombooking – en deltager på et hold er en helt almindelig booking i systemet, så intet skulle bygges om for at få gruppebookinger til at fungere.

Hvem er det til

Alt, hvad der køres for et lokale frem for en stol: fitnesshold, yoga og pilates, danse- og børneaktivitetsgrupper, workshops (keramik, håndværk, madlavning) – enhver session, hvor ét tidspunkt betjener flere personer i stedet for én. Det er den samme kapacitetsstyring, som en personlig træner har brug for til små gruppesessioner. Hvis du har ført en holdliste på papir eller har brugt en “1 plads pr. booking”-løsning i et bookingsystem, så erstatter dette den.

Sådan fungerer det fra start til slut

1. Marker ydelsen som hold-egnet. Under Ydelser skal du indstille en kapacitet – det antal personer, én session kan rumme.
2. Planlæg en session. Vælg en dato, et tidspunkt og en medarbejder (hvis du har en) fra ydelsens sessionspanel. Hver session tager et øjebliksbillede af ydelsens kapacitet – du kan sænke den senere, men aldrig til under det antal personer, der allerede har booket.
3. Den vises på din bookingside som enhver anden mulighed. Kunder vælger sessionen på samme måde, som de ville vælge et tidspunkt, og optager én af de ledige pladser.
4. Sessionen lukker sig selv. Når alle pladser er booket, stopper den automatisk med at fremstå som ledig – du skal ikke selv holde styr på kapacitetsregnestykket.
5. Aflysning og ombooking fungerer som normalt. En aflyst plads genåbnes automatisk på sessionen; intet skal synkroniseres manuelt.

Hvad kan gå galt

• At glemme at planlægge en session. Sessioner vises ikke automatisk i kalenderen på samme måde som almindelige tider – en hold-egnet ydelse uden en planlagt session har intet bookbart, selv inden for dine åbningstider. Hvis et hold ikke vises for kunderne, så tjek om nogen rent faktisk har planlagt det.
• Kapacitet, der ikke matcher lokalet. Rexabook håndhæver det tal, du indstiller – systemet ved ikke, hvor mange måtter eller stole du rent faktisk har, så indstil det til den reelle grænse, ikke et gæt.
• At antage, at en aflyst plads skal genåbnes manuelt. Det skal den ikke – pladsantallet retter sig selv i det øjeblik, aflysningen registreres, så der er intet, du skal dobbelttjekke.

Gruppebookinger er inkluderet i alle Rexabook-abonnementer – intet separat produkt, ingen ekstra regning, samme bookingside som dine kunder allerede bruger.