Presentamos las Reservas de Grupo: programa clases y talleres en la misma página de reservas

Cualquier herramienta de reservas asume que una cita equivale a un cliente en una silla. Eso es cierto para un corte de pelo, pero no para una clase de yoga, un taller de cerámica o un grupo infantil. Los profesionales que gestionan estas actividades junto con sus citas individuales han tenido que hacer malabarismos: limitar un “servicio” a una plaza y clonarlo doce veces, o apuntar nombres en un chat de grupo y contar cabezas a mano. Existen herramientas diseñadas específicamente para clases, pero son productos independientes: requieren su propio inicio de sesión, su propia factura y su propia página de reservas, separada de donde ya envías a tus clientes para todo lo demás.

Rexabook ahora hace ambas cosas desde el mismo lugar. Las Reservas de Grupo controlan el aforo de una sesión completa (“Yoga, lunes 18:00, 12 plazas”) de la misma forma que el resto de la plataforma gestiona una cita individual, en la misma página de reservas y disponible en todos los planes.

Qué hay de nuevo

• Servicios con capacidad para clases. Convierte cualquier servicio en uno con sesión compartida y aforo definido, en lugar de un cliente por hueco.
• Sesiones programadas, no generadas por cuadrícula. Tú eliges qué sesiones existen (“martes 18:00”, “jueves 18:00”) en lugar de que todos los huecos teóricamente posibles aparezcan como reservables.
• Control de plazas en tiempo real. Cada reserva ocupa una plaza; la sesión desaparece de la página de reservas automáticamente cuando se llena. Sin sobreventa ni recuentos manuales.
• Las cancelaciones liberan la plaza automáticamente. Si un cliente cancela su reserva, su plaza vuelve a estar disponible al instante para el siguiente; no hay nada que gestionar manualmente.
• El personal también puede gestionar sus propias sesiones. A través del Portal de Empleados, un miembro del equipo puede programar, editar y gestionar sus propias sesiones de clase, y cualquier empleado puede reservar una plaza para un cliente en la sesión de un compañero.
• Todo lo demás funciona exactamente igual que una reserva normal. Pagos, depósitos, recordatorios, gestión de no_show, cancelaciones y cambios de fecha: un asistente a una clase es una reserva totalmente normal para el sistema, por lo que no ha sido necesario reconstruir nada para que las reservas de grupo funcionen.

Para quién es

Para cualquier actividad que se realice para una sala en lugar de para una silla: clases de fitness, yoga y pilates, grupos de baile y actividades infantiles, talleres (cerámica, manualidades, cocina); cualquier sesión donde un mismo horario sirva para varias personas en lugar de una sola. Es el mismo control de aforo que necesita un entrenador personal que realiza sesiones en grupos reducidos. Si has estado llevando el registro de una clase en papel o usando trucos como “1 plaza por reserva” en una herramienta de citas, esto es lo que necesitas.

Cómo funciona, de principio a fin

1. Marca el servicio como apto para clases. En Servicios, establece un aforo: el número de personas que puede albergar una sesión.
2. Programa una sesión. Elige fecha, hora y empleado (si tienes uno) desde el panel de Sesiones del servicio. Cada sesión captura el aforo de la oferta en ese momento; puedes reducirlo después, pero nunca por debajo del número de personas que ya hayan reservado.
3. Aparece en tu página de reservas como cualquier otra opción. Los clientes eligen la sesión de la misma forma que elegirían un horario y reservan una de las plazas restantes.
4. La sesión se cierra sola. Una vez que todas las plazas están reservadas, simplemente deja de aparecer como disponible; no tienes que calcular nada.
5. Las cancelaciones y cambios funcionan con normalidad. Una plaza cancelada se vuelve a abrir en la sesión automáticamente; no hay nada que sincronizar.

Qué puede fallar

• Olvidar programar una sesión. Las sesiones no aparecen en el calendario automáticamente como los huecos de citas normales; un servicio apto para clases sin una sesión programada no tiene nada reservable, incluso dentro de tu horario laboral. Si una clase no aparece para los clientes, comprueba si alguien la ha programado realmente.
• Un aforo que no coincide con la sala. Rexabook aplica el número que tú establezcas; no sabe cuántas esterillas o sillas tienes realmente, así que ajústalo al límite real, no a una estimación.
• Asumir que una plaza cancelada necesita reapertura manual. No es así; el recuento de plazas se corrige en el momento en que se procesa la cancelación, así que no hay nada que comprobar.

Las Reservas de Grupo están incluidas en todos los planes de Rexabook: sin productos separados, sin facturas extra y en la misma página de reservas que tus clientes ya utilizan.