Presentamos las Reservas Grupales: programa clases y talleres en la misma página de reservas

Cualquier herramienta de reservas asume que una cita equivale a un cliente en una silla. Eso es cierto para un corte de cabello. No lo es para una clase de yoga, un taller de cerámica o un grupo de niños; y los profesionales que gestionan esto junto con su trabajo individual han tenido que improvisar: limitando un “servicio” a un solo lugar y duplicándolo doce veces, o tomando nombres en un chat grupal y contando cabezas a mano. Existen herramientas diseñadas específicamente para clases, pero son un producto aparte: su propio inicio de sesión, su propia factura, su propia página de reservas, separada de donde ya envías a tus clientes para todo lo demás.

Rexabook ahora hace ambas cosas desde el mismo lugar. Las Reservas Grupales rastrean la capacidad de toda una sesión (“Yoga, lunes 6:00pm, 12 lugares”) de la misma manera que el resto de la plataforma rastrea una cita individual, en la misma página de reservas y ya incluido en todos los planes.

Qué hay de nuevo

• Servicios con capacidad grupal. Convierte cualquier servicio en uno con una sesión compartida y un cupo, en lugar de un cliente por espacio.
• Sesiones programadas, no generadas por cuadrícula. Tú eliges qué sesiones existen (“martes 6:00pm”, “jueves 6:00pm”) en lugar de que cada espacio teóricamente posible aparezca como reservable.
• Seguimiento de asientos en vivo. Cada reserva ocupa un asiento; la sesión simplemente desaparece de la página de reservas una vez que está llena. Sin sobreventas, sin conteos manuales.
• Las cancelaciones reabren el asiento automáticamente. Un cliente que cancela una reserva de clase libera su asiento directamente en la página de reservas para quien sea el siguiente; no hay nada que deshacer manualmente.
• El personal también puede gestionar sus propias sesiones. A través del Portal de Personal, un miembro del equipo puede programar, editar y gestionar sus propias sesiones de clase, y cualquier miembro del personal puede reservar a un cliente en la sesión de un colega, no solo en la suya.
• Todo lo demás funciona exactamente como una reserva normal. Pagos, depósitos, recordatorios, gestión de no_show, cancelaciones y reprogramaciones; un asistente a una clase es una reserva completamente ordinaria en el sistema, por lo que no hubo que reconstruir nada para que las reservas grupales funcionaran.

Para quién es

Cualquier actividad que se realice para un salón en lugar de para una silla: clases de fitness, yoga y pilates, grupos de baile y actividades infantiles, talleres (cerámica, manualidades, cocina); cualquier sesión donde un horario sirva a varias personas en lugar de a una. Es el mismo seguimiento de capacidad que necesita un entrenador personal que realiza sesiones en grupos pequeños. Si has estado llevando un registro de clase en papel o has adaptado una solución de “1 lugar por reserva” en una herramienta de citas, esto lo reemplaza.

Cómo funciona, de principio a fin

1. Marca el servicio como apto para grupos. En Servicios, establece una capacidad: el número de personas que puede albergar una sesión.
2. Programa una sesión. Elige una fecha, hora y miembro del personal (si tienes uno) desde el panel de Sesiones del servicio. Cada sesión captura la capacidad de la oferta en ese momento; puedes reducirla después, pero nunca por debajo de la cantidad de personas que ya han reservado.
3. Aparece en tu página de reservas como cualquier otra opción. Los clientes eligen la sesión de la misma manera que elegirían un horario y reclaman uno de los asientos restantes.
4. La sesión se cierra sola. Una vez que se reserva cada asiento, simplemente deja de aparecer como disponible; no hay cálculos de capacidad que debas rastrear.
5. Las cancelaciones y reprogramaciones funcionan normalmente. Un asiento cancelado se reabre en la sesión automáticamente; no es necesario volver a sincronizar nada.

Qué puede salir mal

• Olvidar programar una sesión. Las sesiones no aparecen en el calendario automáticamente como lo hacen los espacios de citas ordinarios; un servicio apto para grupos sin una sesión programada no tiene nada reservable, incluso dentro de tu horario laboral. Si una clase no aparece para los clientes, verifica si alguien realmente la programó.
• Capacidad que no coincide con el salón. Rexabook aplica cualquier número que establezcas; no sabe cuántas colchonetas o sillas tienes realmente, así que ajústalo al límite real, no a una suposición.
• Asumir que un asiento cancelado necesita reapertura manual. No es así; el conteo de asientos se corrige solo en el momento en que se procesa la cancelación, por lo que no hay nada que verificar dos veces.

Las Reservas Grupales están incluidas en todos los planes de Rexabook: sin productos separados, sin facturas adicionales, en la misma página de reservas que tus clientes ya usan.