Vi introduserer gruppebestillinger – planlegg kurs og workshops på samme bestillingsside

De fleste bestillingsverktøy antar at én avtale betyr én kunde i én stol. Det stemmer for en hårklipp. Det stemmer ikke for et yogakurs, en keramikk-workshop eller en barselgruppe – og næringsdrivende som driver med dette ved siden av én-til-én-arbeid, har stort sett måttet ty til nødløsninger: å begrense en «tjeneste» til én plass og klone den tolv ganger, eller ta imot navn i en gruppechat og telle hoder manuelt. Det finnes verktøy bygget spesifikt for kurs, men de er egne produkter – med egen innlogging, egen faktura og egen bestillingsside, adskilt fra der du allerede sender kundene dine for alt annet.

Rexabook gjør nå begge deler fra samme sted. Gruppebestillinger sporer kapasiteten for en hel økt – «Yoga, man. kl. 18:00, 12 plasser» – på samme måte som resten av plattformen sporer en enkeltavtale, på samme bestillingsside, inkludert i alle abonnementer.

Hva er nytt

• Kursklare tjenester. Gjør hvilken som helst tjeneste om til en med en delt økt og en kapasitet, i stedet for én kunde per tidsluke.
• Planlagte økter, ikke rutenett-genererte. Du velger hvilke økter som skal eksistere – «tirsdag kl. 18:00», «torsdag kl. 18:00» – i stedet for at alle teoretisk mulige tidsluker vises som bestillbare.
• Live sporing av plasser. Hver bestilling tar én plass; økten forsvinner ganske enkelt fra bestillingssiden når den er full. Ingen overbooking, ingen manuell telling.
• Avbestillinger åpner plassen automatisk. En kunde som avbestiller en kursplass, frigjør plassen sin direkte tilbake til bestillingssiden for nestemann – ingenting må ryddes opp manuelt.
• Ansatte kan også kjøre sine egne økter. Gjennom ansattportalen kan en ansatt planlegge, redigere og administrere sine egne kursøkter – og alle ansatte kan booke en kunde inn i en kollegas økt, ikke bare sin egen.
• Alt annet fungerer akkurat som en vanlig bestilling. Betalinger, depositum, påminnelser, håndtering av no_show, avbestilling og endring av tid – en deltaker på et kurs er en helt vanlig bestilling i systemet, så ingenting i etterkant måtte bygges om for at gruppebestillinger skulle fungere.

Hvem er det for

Alt som drives for et rom fremfor en stol: treningskurs, yoga og pilates, danse- og barneaktivitetsgrupper, workshops (keramikk, håndverk, matlaging) – enhver økt der én tidsluke betjener flere personer i stedet for én. Det er den samme kapasitetssporingen en personlig trener som kjører små gruppeøkter trenger. Hvis du har ført kursliste på papir, eller har lagt til en «1 plass per bestilling»-løsning på et avtaleverktøy, erstatter dette den.

Hvordan det fungerer, fra start til slutt

1. Marker tjenesten som kursklar. Under Tjenester setter du en kapasitet – antallet personer én økt kan romme.
2. Planlegg en økt. Velg dato, tidspunkt og ansatt (hvis du har en) fra tjenestens øktpanel. Hver økt tar et øyeblikksbilde av tjenestens kapasitet – du kan senke den senere, men aldri til under antallet personer som allerede har booket.
3. Den vises på bestillingssiden din som et hvilket som helst annet alternativ. Kundene velger økten på samme måte som de ville valgt en tidsluke, og tar én av de gjenværende plassene.
4. Økten lukker seg selv. Når hver plass er booket, slutter den ganske enkelt å vises som tilgjengelig – du trenger ikke å drive med kapasitetsmatematikk.
5. Avbestilling og endring av tid fungerer som normalt. En avbestilt plass åpnes automatisk igjen i økten; ingenting må synkroniseres på nytt.

Hva kan gå galt

• Glemme å planlegge en økt. Økter dukker ikke opp i kalenderen automatisk slik vanlige avtaletider gjør – en kursklar tjeneste uten planlagte økter har ingenting som kan bookes, selv innenfor arbeidstiden din. Hvis et kurs ikke vises for kundene, sjekk om noen faktisk har planlagt det.
• Kapasitet som ikke stemmer med rommet. Rexabook håndhever det tallet du setter – systemet vet ikke hvor mange matter eller stoler du faktisk har, så sett det til den reelle grensen, ikke et anslag.
• Anta at en avbestilt plass må åpnes manuelt. Det må den ikke – antall plasser korrigerer seg selv i det øyeblikket avbestillingen registreres, så det er ingenting å dobbeltsjekke.

Gruppebestillinger er inkludert i alle Rexabook-abonnementer – ikke noe separat produkt, ingen ekstra faktura, samme bestillingsside som kundene dine allerede bruker.