Apresentamos as Reservas de Grupo - agende aulas e workshops na mesma página de reservas

Todas as ferramentas de agendamento partem do princípio de que uma marcação significa um cliente numa cadeira. Isso é verdade para um corte de cabelo. Não é verdade para uma aula de ioga, um workshop de olaria ou um grupo de crianças - e os profissionais que gerem estas atividades a par do seu trabalho individual têm, na sua maioria, de recorrer a truques: limitar um “serviço” a uma vaga e duplicá-lo doze vezes, ou anotar nomes num chat de grupo e contar cabeças manualmente. Existem ferramentas criadas especificamente para aulas, mas são produtos à parte - com o seu próprio login, a sua própria fatura, a sua própria página de reservas, separada de onde já envia os clientes para tudo o resto.

O Rexabook faz agora ambas as coisas a partir do mesmo local. As Reservas de Grupo controlam a capacidade de uma sessão inteira - “Ioga, Seg 18:00, 12 vagas” - da mesma forma que o resto da plataforma controla uma marcação individual, na mesma página de reservas e incluído em todos os planos.

O que há de novo

• Serviços com capacidade para aulas. Transforme qualquer serviço num serviço com uma sessão partilhada e uma capacidade definida, em vez de um cliente por vaga.
• Sessões agendadas, não geradas por grelha. Escolhe quais as sessões que existem - “Terça-feira 18:00”, “Quinta-feira 18:00” - em vez de mostrar todas as vagas teoricamente possíveis como reserváveis.
• Controlo de lugares em tempo real. Cada reserva ocupa um lugar; a sessão desaparece da página de reservas assim que estiver cheia. Sem reservas excessivas, sem contagens manuais.
• Os cancelamentos reabrem o lugar automaticamente. Um cliente que cancele uma reserva de aula liberta o seu lugar imediatamente na página de reservas para quem vier a seguir - não há nada para desfazer manualmente.
• A equipa também pode gerir as suas próprias sessões. Através do Portal da Equipa, um membro da equipa pode agendar, editar e gerir as suas próprias sessões de aula - e qualquer membro da equipa pode marcar um cliente na sessão de um colega, não apenas na sua.
• Tudo o resto funciona exatamente como uma marcação normal. Pagamentos, depósitos, lembretes, gestão de no_show, cancelamentos e reagendamentos - um participante numa aula é uma marcação perfeitamente comum para o sistema, pelo que não foi necessário reconstruir nada para que as reservas de grupo funcionassem.

Para quem é

Para tudo o que é gerido para uma sala em vez de uma cadeira: aulas de fitness, ioga e pilates, grupos de dança e atividades para crianças, workshops (olaria, artesanato, culinária) - qualquer sessão em que um horário sirva várias pessoas em vez de uma. É o mesmo controlo de capacidade de que um personal trainer que organiza sessões de pequenos grupos necessita. Se tem mantido um registo de aulas em papel ou adaptou uma ferramenta de agendamento com um truque de “1 vaga por reserva”, isto substitui tudo isso.

Como funciona, de ponta a ponta

1. Marque o serviço como apto para aulas. Em Serviços, defina uma capacidade - o número de pessoas que uma sessão pode comportar.
2. Agende uma sessão. Escolha uma data, hora e membro da equipa (se tiver um) no painel de Sessões do serviço. Cada sessão regista a capacidade da oferta nesse momento - pode reduzi-la mais tarde, mas nunca para um valor inferior ao número de pessoas que já reservaram.
3. Aparece na sua página de reservas como qualquer outra opção. Os clientes escolhem a sessão da mesma forma que escolheriam um horário e ocupam um dos lugares restantes.
4. A sessão fecha-se sozinha. Assim que todos os lugares são reservados, deixa simplesmente de aparecer como disponível - não há cálculos de capacidade para si.
5. O cancelamento e o reagendamento funcionam normalmente. Um lugar cancelado reabre automaticamente na sessão; não é necessário sincronizar nada.

O que pode correr mal

• Esquecer-se de agendar uma sessão. As sessões não aparecem no calendário automaticamente como as marcações comuns - um serviço apto para aulas sem uma sessão agendada não tem nada para reservar, mesmo dentro do seu horário de funcionamento. Se uma aula não aparece para os clientes, verifique se alguém a agendou efetivamente.
• Capacidade que não corresponde à sala. O Rexabook aplica o número que definir - não sabe quantos tapetes ou cadeiras tem realmente, por isso defina o limite real, não um palpite.
• Assumir que um lugar cancelado precisa de reabertura manual. Não precisa - a contagem de lugares corrige-se no momento em que o cancelamento é processado, por isso não há nada para verificar duas vezes.

As Reservas de Grupo estão incluídas em todos os planos Rexabook - sem produto separado, sem fatura extra, na mesma página de reservas que os seus clientes já utilizam.