Esittelyssä ryhmävaraukset – ajoita kurssit ja työpajat samalle varaussivulle

Jokainen varausjärjestelmä olettaa, että yksi varaus tarkoittaa yhtä asiakasta yhdessä tuolissa. Tämä pätee hiustenleikkaukseen. Se ei kuitenkaan päde joogatuntiin, keramiikkatyöpajaan tai taaperokerhoon – ja yrittäjät, jotka pyörittävät näitä yksilötyönsä ohessa, ovat joutuneet soveltamaan: rajoittamaan “palvelun” yhteen paikkaan ja kopioimaan sen kahdestatoista kertaa, tai ottamaan nimiä ylös ryhmäkeskustelussa ja laskemaan päitä käsin. Kursseille suunniteltuja työkaluja on olemassa, mutta ne ovat oma tuotteensa – oma kirjautuminen, oma lasku, oma varaussivu, erillään kaikesta muusta, minne ohjaat asiakkaasi.

Rexabook hoitaa nyt molemmat samasta paikasta. Ryhmävaraukset seuraavat koko istunnon kapasiteettia – “Jooga, ma klo 18.00, 12 paikkaa” – samalla tavalla kuin alusta seuraa yksittäistä varausta, samalla varaussivulla ja sisältyen jokaiseen tilaukseen.

Mitä uutta

• Kurssivalmiit palvelut. Muuta mikä tahansa palvelu sellaiseksi, jossa on jaettu istunto ja kapasiteetti, yhden asiakkaan sijaan.
• Ajoitetut istunnot, eivät ruudukon luomat. Sinä valitset, mitkä istunnot ovat olemassa – “tiistai klo 18.00”, “torstai klo 18.00” – sen sijaan, että jokainen teoreettisesti mahdollinen aika näkyisi varattavana.
• Reaaliaikainen paikkojen seuranta. Jokainen varaus varaa yhden paikan; istunto poistuu varaussivulta heti, kun se on täynnä. Ei ylivarauksia, ei manuaalista laskentaa.
• Peruutukset vapauttavat paikan automaattisesti. Asiakkaan peruuttaessa kurssivarauksen, hänen paikkansa vapautuu suoraan takaisin varaussivulle seuraavalle – mitään ei tarvitse tehdä käsin.
• Henkilökunta voi myös vetää omia istuntojaan. Henkilökunnan portaalin kautta työntekijä voi ajoittaa, muokata ja hallita omia kurssi-istuntojaan – ja kuka tahansa työntekijä voi varata asiakkaan kollegan istuntoon, ei vain omaansa.
• Kaikki muu toimii täsmälleen kuten tavallinen varaus. Maksut, takuumaksut, muistutukset, no_show-käsittely, peruutus ja uudelleenvaraus – kurssin osallistuja on järjestelmän kannalta täysin tavallinen varaus, joten mitään ei tarvinnut rakentaa uudelleen ryhmävarauksia varten.

Kenelle se on tarkoitettu

Kaikkeen, mitä pyöritetään huoneelle eikä tuolille: kuntotunnit, jooga ja pilates, tanssi- ja lasten harrasteryhmät, työpajat (keramiikka, käsityöt, ruoanlaitto) – mikä tahansa istunto, jossa yksi aika palvelee useita ihmisiä yhden sijaan. Se on sama kapasiteetin seuranta, jota personal trainer tarvitsee pienryhmäistunnoissa. Jos olet pitänyt kurssilistaa paperilla tai lisännyt “1 paikka per varaus” -kiertotien varausjärjestelmään, tämä korvaa sen.

Miten se toimii, alusta loppuun

1. Merkitse palvelu kurssivalmiiksi. Aseta palveluille kapasiteetti – ihmisten määrä, jonka yksi istunto voi sisältää.
2. Ajoita istunto. Valitse päivämäärä, kellonaika ja työntekijä (jos sinulla on sellainen) palvelun istuntopaneelista. Jokainen istunto ottaa tilannekuvan tarjouksen kapasiteetista sillä hetkellä – voit laskea sitä myöhemmin, mutta et koskaan alle sen määrän, joka on jo varattu.
3. Se näkyy varaussivullasi kuten mikä tahansa muu vaihtoehto. Asiakkaat valitsevat istunnon samalla tavalla kuin he valitsisivat ajan, ja varaavat yhden jäljellä olevista paikoista.
4. Istunto sulkeutuu itsestään. Kun jokainen paikka on varattu, se lakkaa näkymästä vapaana – sinun ei tarvitse laskea kapasiteettia.
5. Peruutus ja uudelleenvaraus toimivat normaalisti. Peruutettu paikka vapautuu istunnossa automaattisesti; mitään ei tarvitse synkronoida uudelleen.

Mikä voi mennä vikaan

• Istunnon ajoittaminen unohtuu. Istunnot eivät ilmesty kalenteriin automaattisesti kuten tavalliset varausajat – kurssivalmiilla palvelulla, jolle ei ole ajoitettu istuntoa, ei ole mitään varattavaa, edes työaikojesi sisällä. Jos kurssi ei näy asiakkaille, tarkista, onko kukaan todella ajoittanut sitä.
• Kapasiteetti ei vastaa huonetta. Rexabook noudattaa mitä tahansa numeroa, jonka asetat – se ei tiedä, kuinka monta mattoa tai tuolia sinulla todellisuudessa on, joten aseta se todelliseen rajaan, ei arvaukseen.
• Oletus, että peruutettu paikka pitää avata manuaalisesti. Ei tarvitse – paikkamäärä korjaa itsensä heti, kun peruutus kirjautuu, joten mitään ei tarvitse tarkistaa kahdesti.

Ryhmävaraukset sisältyvät jokaiseen Rexabook-tilaukseen – ei erillistä tuotetta, ei lisälaskua, sama varaussivu, jota asiakkaasi jo käyttävät.