Présentation des réservations de groupe : planifiez vos cours et ateliers sur la même page de réservation

La plupart des outils de réservation partent du principe qu’un rendez-vous équivaut à un client sur un fauteuil. C’est vrai pour une coupe de cheveux, mais pas pour un cours de yoga, un atelier de poterie ou un groupe d’éveil pour tout-petits. Les professionnels qui proposent ces activités en parallèle de leurs prestations individuelles ont dû jusqu’ici se débrouiller avec les moyens du bord : limiter un « service » à une place et le dupliquer douze fois, ou noter les noms dans une discussion de groupe et compter les têtes manuellement. Il existe certes des outils dédiés aux cours, mais ils constituent des produits à part entière, avec leur propre connexion, leur propre facture et leur propre page de réservation, séparée de celle que vous utilisez déjà pour tout le reste.

Rexabook gère désormais les deux depuis le même endroit. Les réservations de groupe permettent de suivre la capacité d’une session complète – « Yoga, lundi 18h00, 12 places » – exactement comme le reste de la plateforme gère un rendez-vous unique, sur la même page de réservation et inclus dans tous les forfaits.

Ce qui change

• Services compatibles avec les cours. Transformez n’importe quel service en une session partagée avec une capacité définie, au lieu d’un client par créneau.
• Sessions planifiées, pas générées par une grille. Vous choisissez les sessions qui existent – « mardi 18h00 », « jeudi 18h00 » – plutôt que d’afficher tous les créneaux théoriquement possibles.
• Suivi des places en temps réel. Chaque réservation occupe une place ; la session disparaît simplement de la page de réservation une fois complète. Fini les surréservations et le comptage manuel.
• Les annulations libèrent automatiquement la place. Lorsqu’un client annule sa réservation, sa place est immédiatement remise à disposition sur la page de réservation pour le prochain client : rien à faire manuellement.
• Le personnel peut gérer ses propres sessions. Via le portail du personnel, chaque membre de l’équipe peut planifier, modifier et gérer ses propres sessions de cours. De plus, n’importe quel membre du personnel peut réserver une place pour un client dans la session d’un collègue.
• Tout le reste fonctionne comme une réservation classique. Paiements, acomptes, rappels, gestion des no_show, annulations et reports : un participant à un cours est une réservation tout à fait ordinaire pour le système, donc aucune refonte n’a été nécessaire pour que les réservations de groupe fonctionnent.

À qui cela s’adresse-t-il ?

À toute activité organisée pour une salle plutôt que pour un fauteuil : cours de fitness, yoga et pilates, groupes de danse ou d’activités pour enfants, ateliers (poterie, artisanat, cuisine) – toute session où un créneau horaire sert plusieurs personnes au lieu d’une seule. C’est le même suivi de capacité dont a besoin un coach sportif pour ses séances en petit groupe. Si vous teniez jusqu’ici un registre papier ou si vous utilisiez une astuce de type « 1 place par réservation » sur un outil de rendez-vous, ceci remplace avantageusement votre système.

Fonctionnement de bout en bout

1. Définissez le service comme compatible avec les cours. Dans Services, définissez une capacité : le nombre de personnes qu’une session peut accueillir.
2. Planifiez une session. Choisissez une date, une heure et un membre du personnel (si applicable) depuis le panneau Sessions du service. Chaque session enregistre la capacité de l’offre à ce moment-là. Vous pourrez la réduire ultérieurement, mais jamais en dessous du nombre de personnes déjà inscrites.
3. La session apparaît sur votre page de réservation comme n’importe quelle autre option. Les clients choisissent la session comme ils choisiraient un créneau horaire et réservent l’une des places restantes.
4. La session se ferme automatiquement. Une fois toutes les places réservées, elle cesse tout simplement d’apparaître comme disponible. Vous n’avez aucun calcul de capacité à faire.
5. Les annulations et reports fonctionnent normalement. Une place annulée est automatiquement remise en vente ; aucune synchronisation manuelle n’est nécessaire.

Les erreurs à éviter

• Oublier de planifier une session. Les sessions n’apparaissent pas automatiquement sur le calendrier comme les créneaux de rendez-vous classiques. Un service compatible avec les cours sans session planifiée ne sera pas réservable, même pendant vos heures d’ouverture. Si un cours n’apparaît pas pour vos clients, vérifiez si quelqu’un l’a bien planifié.
• Une capacité qui ne correspond pas à la salle. Rexabook applique le chiffre que vous avez défini. Il ne sait pas combien de tapis ou de chaises vous avez réellement, alors réglez-le sur la limite réelle, pas sur une estimation.
• Penser qu’une place annulée doit être rouverte manuellement. Ce n’est pas le cas : le nombre de places se corrige automatiquement dès que l’annulation est enregistrée, il n’y a donc rien à vérifier.

Les réservations de groupe sont incluses dans chaque forfait Rexabook : pas de produit séparé, pas de facture supplémentaire, et toujours la même page de réservation que vos clients utilisent déjà.