Presentiamo le Prenotazioni di Gruppo: organizza corsi e workshop sulla stessa pagina di prenotazione

Ogni strumento di prenotazione parte dal presupposto che un appuntamento significhi un cliente su una sedia. È vero per un taglio di capelli. Non lo è per un corso di yoga, un workshop di ceramica o un gruppo di gioco per bambini. Chi gestisce queste attività insieme al lavoro individuale è stato finora costretto ad arrangiarsi: limitando un “servizio” a un solo posto e clonandolo dodici volte, oppure prendendo i nomi in una chat di gruppo e contando le persone a mano. Esistono strumenti nati appositamente per i corsi, ma sono prodotti a sé stanti: richiedono un altro login, un’altra fattura, un’altra pagina di prenotazione, separata da quella dove invii già i tuoi clienti per tutto il resto.

Rexabook ora gestisce entrambi dallo stesso posto. Le Prenotazioni di Gruppo monitorano la capacità di un’intera sessione - “Yoga, lunedì ore 18:00, 12 posti” - nello stesso modo in cui la piattaforma gestisce un singolo appuntamento, sulla stessa pagina di prenotazione e incluso in ogni piano.

Cosa c’è di nuovo

• Servizi predisposti per i corsi. Trasforma qualsiasi servizio in una sessione condivisa con una capacità definita, invece di un solo cliente per slot.
• Sessioni programmate, non generate automaticamente. Sei tu a scegliere quali sessioni esistono - “martedì ore 18:00”, “giovedì ore 18:00” - anziché mostrare ogni slot teoricamente possibile come prenotabile.
• Monitoraggio dei posti in tempo reale. Ogni prenotazione occupa un posto; la sessione scompare semplicemente dalla pagina di prenotazione una volta esaurita. Niente overbooking, niente conteggi manuali.
• Le cancellazioni riaprono il posto automaticamente. Un cliente che cancella una prenotazione libera il suo posto istantaneamente sulla pagina di prenotazione per chiunque altro: non c’è nulla da correggere manualmente.
• Anche lo staff può gestire le proprie sessioni. Tramite il Portale Staff, un membro del team può programmare, modificare e gestire le proprie sessioni di corso; inoltre, ogni membro dello staff può prenotare un cliente nella sessione di un collega, non solo nella propria.
• Tutto il resto funziona esattamente come una normale prenotazione. Pagamenti, depositi, promemoria, gestione dei no_show, cancellazioni e riprogrammazioni: un partecipante a un corso è una prenotazione del tutto ordinaria, quindi non è stato necessario ricostruire nulla per far funzionare le prenotazioni di gruppo.

A chi si rivolge

A chiunque gestisca attività per una sala anziché per una sedia: corsi di fitness, yoga e pilates, gruppi di danza e attività per bambini, workshop (ceramica, artigianato, cucina) - qualsiasi sessione in cui un unico orario serve più persone invece di una sola. È la stessa gestione della capacità di cui ha bisogno un personal trainer che tiene sessioni per piccoli gruppi. Se finora hai tenuto un registro cartaceo o hai adattato un workaround di “1 posto per prenotazione” su uno strumento per appuntamenti, questo è ciò che fa per te.

Come funziona, dall’inizio alla fine

1. Imposta il servizio come predisposto per i corsi. In Servizi, imposta una capacità: il numero di persone che una sessione può ospitare.
2. Programma una sessione. Scegli data, orario e membro dello staff (se ne hai uno) dal pannello Sessioni del servizio. Ogni sessione fotografa la capacità dell’offerta in quel momento: puoi ridurla in seguito, ma mai al di sotto del numero di persone che hanno già prenotato.
3. Appare sulla tua pagina di prenotazione come qualsiasi altra opzione. I clienti scelgono la sessione nello stesso modo in cui sceglierebbero un normale slot orario e occupano uno dei posti rimanenti.
4. La sessione si chiude da sola. Una volta prenotati tutti i posti, smette semplicemente di apparire come disponibile: non c’è alcun calcolo della capacità da monitorare.
5. Cancellazioni e riprogrammazioni funzionano normalmente. Un posto cancellato si riapre automaticamente nella sessione; non c’è nulla da risincronizzare.

Cosa può andare storto

• Dimenticare di programmare una sessione. Le sessioni non appaiono sul calendario automaticamente come gli slot per appuntamenti ordinari: un servizio predisposto per i corsi senza una sessione programmata non ha nulla di prenotabile, nemmeno all’interno dei tuoi orari di lavoro. Se un corso non appare ai clienti, controlla se qualcuno lo ha effettivamente programmato.
• Capacità che non corrisponde alla sala. Rexabook applica il numero che imposti: non sa quanti tappetini o sedie hai realmente, quindi impostalo sul limite reale, non su una stima.
• Presumere che un posto cancellato debba essere riaperto manualmente. Non è necessario: il conteggio dei posti si corregge da solo nel momento in cui la cancellazione viene registrata, quindi non c’è nulla da ricontrollare.

Le Prenotazioni di Gruppo sono incluse in ogni piano Rexabook: nessun prodotto separato, nessuna fattura extra, la stessa pagina di prenotazione che i tuoi clienti usano già.

Gestisci corsi e workshop dalla stessa pagina di prenotazione

Monitoraggio della capacità per sessioni di gruppo, incluso in ogni piano: nessun prodotto separato, nessuna fattura extra.

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