Mobiel werken - boekingen die met je meereizen

Een mobiele ondernemer is iemand wiens boekingsadres geen winkel is, maar de keuken, oprit, logeerkamer, voortuin of woonkamer van de klant. Mobiele kappers, mobiele schoonheidsspecialisten, mobiele nagelstylisten, mobiele hondentrimmers, mobiele personal trainers, mobiele autopoetsers. De meeste boekingssoftware is gebouwd voor een vaste locatie en loopt direct vast zodra het adres dat van de klant wordt, in plaats van dat van jou.

Deze gids is het praktische draaiboek: wat verandert er als je mobiel gaat werken, waarom de “hybride” optie bestaat en welke instellingen je precies moet inschakelen voordat je de eerste boeking aanneemt.

Wat is er echt anders aan mobiel werken?

Een boeking voor een vaste locatie is simpel: de klant kiest een tijdstip, komt naar jouw adres en jouw agenda hoeft alleen je werktijden te kennen. Een mobiele boeking heeft drie extra variabelen:

• Het adres van de klant moet worden vastgelegd bij het boeken, niet achteraf in een notitieveld worden getypt.
• Reistijd tussen afspraken moet onderdeel zijn van de agenda, anders boek je jezelf dubbel voor een klus aan de andere kant van de stad.
• Een werkgebied moet het boekingsformulier begrenzen, anders krijg je een aanvraag van 150 kilometer verderop waar je op de dag zelf niet zomaar onderuit kunt.

Als een van deze drie ontbreekt, voelen mobiele boekingen aan als boekingen voor een vaste locatie die met plakband aan elkaar hangen. Met alle drie samen is het dezelfde soepele ervaring die je klanten gewend zijn.

Vast, mobiel of hybride

Rexabook heeft drie werkmodi en de juiste kiezen is de sleutel tot succes:

• Vast - één adres, klanten komen naar jou toe. Standaard winkelopzet. Sla de rest van deze gids over.
• Mobiel - je reist naar elke klant. Geen winkel, geen salonstoel, alleen een bus of tas met spullen. Het boekingsformulier vraagt om het adres van de klant; reistijd is ingebouwd in de agenda.
• Hybride - je hebt een salon en je reist. De helft van je week ben je in de salon, de andere helft doe je huisbezoeken, of je runt een salon met een mobiele weekenddienst. De klant kiest per boeking: “Kom naar mij” of “Ik kom naar jou.”

Hybride is de onderschatte optie. Als je al een stoel hebt en je afvraagt of mobiel werken de moeite waard is, is het antwoord bijna altijd ja: je bereikt een grotere doelgroep op rustige dagen zonder dat je salonboekingen op drukke dagen verliest. De opzet is hetzelfde.

De voordelen, eerlijk gezegd

Mobiele boekingen hebben echte voordelen en één eerlijk nadeel. Eerst de voordelen:

• Lagere overheadkosten. Geen huur, geen gemeentelijke belastingen, geen verzekering voor een winkelpand. Een mobiele kapper die € 46 per knipbeurt overhoudt, houdt een veel groter deel over dan iemand die een stoel huurt voor € 230 per week.
• Groter bereik. Een winkel trekt klanten uit een straal van ongeveer 1,5 kilometer. Een mobiele ondernemer met een werkgebied van 15 kilometer trekt klanten uit een gebied van ruim 700 vierkante kilometer - ongeveer 300 keer de markt met dezelfde inspanning.
• Premium prijzen worden beter geaccepteerd. Klanten betalen graag € 12 tot € 23 extra voor service aan huis. Jij hebt de reistijd, zij besparen de rit. De rekensom klopt.
• Minder no-shows op de terugweg. Vaste klanten die jou in hun woonkamer hebben gehad, zullen veel minder snel hun afspraak vergeten dan klanten die nauwelijks weten in welke salon ze waren. De retentiecijfers die we zien zijn aanzienlijk hoger bij mobiele diensten.

Het nadeel is onvermijdelijk: je betaalt voor de reistijd in tijd. Elk uur op de weg is een uur waarin je niet betaald werkt. Daarom is reistijd in de agenda geen luxe, maar de factor die voorkomt dat je rekensom niet klopt.

De instellingen: de 6 velden die er echt toe doen

Mobiel werken inschakelen doe je op één dashboardpagina. Instellingen → Bedrijfsprofiel → Mobiel & Reizen. De velden, in de volgorde waarin je ze moet invullen:

1. Werkmodus. Kies mobiel of hybride. Dit is de hoofdschakelaar: het activeert het verzamelen van adressen bij het boeken en reistijd in de agenda.
2. Thuisbasis. Zet een speld op de kaart bij je huis, de parkeerplek van je bus of waar je de dag begint. Dit is het ankerpunt voor het werkgebied en de reistijd voor de eerste afspraak van de dag. Postcode-fallback werkt, maar de speld is nauwkeuriger.
3. Werkgebied. Hoe ver je bereid bent te reizen. Typ een getal, kies mijlen of kilometers. 8-16 kilometer is gebruikelijk voor kappers en schoonheidsspecialisten; trimmers en personal trainers gaan vaak verder omdat de klus langer duurt.
4. Vervoersmiddel. Auto, fiets, wandelen, openbaar vervoer. Auto is de standaard en dekt 95% van de mobiele ondernemers. Fietsen is belangrijk als je een mobiele kapper in de stad bent: 5 kilometer fietsen duurt geen 6 minuten, maar 20, en de agenda moet dat weten.
5. Reisbuffer. Een marge na de reistijd. De standaard is 30 minuten. Dat is voor parkeren, uitladen, de hond begroeten, de stoel opzetten. Zet deze lager voor klussen met weinig materiaal (10-15 minuten) en hoger voor klussen met veel materiaal (45-60 minuten).
6. Reisgebieden (optioneel). Postcodezones gekoppeld aan dagen van de week. “Zone A op woensdag, de rest van het gebied donderdag t/m zaterdag.” Optioneel: als je niets instelt, is het werkgebied de enige grens.

Dat is alles. Opslaan. Het boekingsformulier is nu ingericht voor mobiel werken. Als je hybride werkt, voeg dan een tweede locatie toe voor de salon (Instellingen → Locaties → Toevoegen → Vast) en klanten krijgen bij het boeken de keuze: “Kom naar mij / Ik kom naar jou.”

Wat de klant ziet

Het boekingsproces krijgt één extra stap: voer je adres in. Klanten in landen met postcode-lookup voeren hun postcode in en het adres wordt automatisch aangevuld; anderen krijgen een volledig adresformulier. Er is een “Gebruik mijn locatie”-knop die de GPS van hun browser uitleest als ze niet willen typen.

Als het adres buiten je werkgebied valt, vertelt het boekingsformulier dit beleefd - “we reizen momenteel niet naar deze postcode” - en biedt aan om ze op een wachtlijst te zetten. Geen verspilde boeking die je handmatig moet annuleren.

Als je reisgebieden met dagen van de week hebt ingesteld, toont de agenda alleen tijdstippen op de dagen dat je in hun gebied bent. Een klant in Zone A die een donderdag aanvraagt, ziet geen tijdstippen als donderdag geen Zone A-dag is. Dit is de meest over het hoofd geziene functie: het voorkomt dat je constant kriskras door de stad rijdt omdat de agenda geen grenzen aangaf.

Wat de agenda doet

Elk beschikbaar tijdstip gaat door een reistijdcheck voordat het wordt aangeboden:

• Thuisbasis voor de eerste afspraak van de dag. De reistijd wordt berekend vanaf je thuisbasis naar de klant. Als dit niet past voor je eerste werktijd, wordt het tijdstip niet aangeboden.
• Adres van de vorige afspraak voor elk ander tijdstip. Na de eerste boeking wordt het ankerpunt de locatie van de vorige klant. Een afspraak om 09:00 uur aan de ene kant van je gebied betekent dat het tijdstip van 10:00 uur alleen wordt aangeboden aan klanten binnen rijafstand daarvan, niet aan klanten aan de andere kant van de stad.
• Kortere buffer voor afspraken op dezelfde locatie. Twee klanten in hetzelfde gebouw (een stel, een gezin) hebben geen reisbuffer van 30 minuten tussen hen in nodig. De agenda detecteert dezelfde locatie en verkort de buffer automatisch.
• Waarschuwing bij krappe reistijd voor handmatige boekingen. Als je zelf een boeking toevoegt en de reistijd is oncomfortabel krap - “Reistijd krap: 52 min rijden + 30 min buffer” - vraagt een pop-up om bevestiging. Je kunt dit overschrijven; het zorgt er alleen voor dat het een bewuste keuze is, geen ongelukje.

De reistijdschatting gebruikt een factor van 1,3 keer de hemelsbrede afstand voor autorijden (nauwkeurig voor de meeste steden) en gebruikt echte route-API’s voor fietsen en openbaar vervoer. Het is niet GPS-perfect, maar het is bewust iets pessimistisch ingesteld: als de agenda zegt dat het past, dan past het.

Aanbetalingen en kaartgegevens - extra belangrijk voor mobiel

Een no-show bij een mobiele afspraak kost meer dan bij een salon. Een no-show in de salon betekent een lege stoel voor 45 minuten. Een mobiele no-show betekent een lege stoel plus de reistijd die je al hebt gemaakt. Als een klant niet thuis is wanneer je aanbelt, ben je zo een uur of meer kwijt.

Twee dingen voorkomen dat dit een echt probleem wordt:

• Kaartgegevens bij boeking. Nieuwe klanten voeren een kaart in; je brengt kosten in rekening bij een no-show. Dit schrikt ongeveer 90% van de “ik kijk wel of ik er ben”-boekingen af.
• Aanbetalingen alleen voor nieuwe klanten. € 6-€ 12 aanbetaling voor de eerste boeking, vervalt voor vaste klanten. Hoog genoeg om te filteren, laag genoeg om de conversie gezond te houden.

Beide zitten in het basisabonnement. De tekst van het annuleringsbeleid staat ernaast: de klant gaat hiermee akkoord bij het boeken, het staat in de bevestigingsmail en als er een geschil ontstaat, heb je een bewijslast. Zie de gids over aanbetalingen en kaartgegevens voor de details.

Wat is er (nog) niet beschikbaar?

Twee dingen waar mensen naar vragen die Rexabook momenteel niet doet:

• Reiskostenvergoeding per kilometer. € 1 per kilometer rekenen na 5 kilometer. Het staat op de planning, maar is nog niet beschikbaar. De oplossing: verwerk reiskosten in de prijs van de dienst, of bied een “premium reiszone”-variant aan die € 12 duurder is.
• Reistijd per dienst. Alle diensten gebruiken dezelfde reisbuffer. Je kunt niet instellen: “knippen heeft 15 min opbouwtijd, wimperextensions hebben 45 min opbouwtijd.” Oplossing: zet de buffer op het hoogste aantal, of splits het in aparte diensten en gebruik het veld voor de buffer achteraf.

Beide zijn eerlijke tekortkomingen. Geen van beide is in de praktijk een dealbreaker: ondernemers lossen dit op met hun prijsstelling.

Eén kanttekening: Live Beschikbaarheid verbergt zichzelf

Het “Nu beschikbaar”-paneel op de etalage - het “eerstvolgende beschikbare tijdstip in de buurt vandaag om 14:30 uur”-signaal dat boven het dienstenmenu op pagina’s voor vaste locaties staat - verbergt zichzelf op pure mobiele pagina’s. Reden: mobiele beschikbaarheid hangt af van waar de klant is, en de etalage weet dat niet bij het laden van de pagina. Een algemeen “deze week ruim beschikbaar”-signaal zou misleidend zijn.

Hybride ondernemers krijgen wel het paneel (het toont beschikbaarheid op de vaste locatie). Als je het live-beschikbaarheidssignaal wilt en je werkt puur mobiel, is de oplossing om een nominale vaste locatie toe te voegen (ook al gebruik je die zelden) en hybride te worden.

De opzet, van begin tot eind

Vijftien minuten, één dashboardpagina:

1. Instellingen → Bedrijfsprofiel → Mobiel & Reizen. Zet de werkmodus op mobiel of hybride.
2. Zet de speld voor de thuisbasis. Gebruik de kaart, niet de postcode.
3. Werkgebied + vervoersmiddel. 8-16 kilometer, auto, is de verstandige standaard.
4. Reisbuffer. 30 minuten, tenzij je materiaal zwaarder of lichter is dan gemiddeld.
5. Reisgebieden (optioneel). Alleen als je wilt werken met zones per dag van de week.
6. Kaartgegevens aan, aanbetalingen alleen voor nieuwe klanten. Zie de gids over aanbetalingen.

Doe een testboeking bij jezelf voordat je live gaat. Boek een afspraak om 14:00 uur op het adres van een vriend, controleer of het adres in de bevestigingsmail staat en of de agenda de reistijdmarge toont. Als alles er goed uitziet, deel je de link.

De eerlijke samenvatting

Mobiele boekingen werken als drie dingen waar zijn: het adres van de klant wordt netjes vastgelegd bij het boeken, reistijd wordt afgedwongen door de agenda en er is een financiële consequentie voor no-shows. Rexabook geeft je alle drie in het basisabonnement, geen add-ons, geen kosten per kilometer, geen aparte mobiele app om te downloaden.

Als je hybride bent - salon plus mobiel - is de opzet hetzelfde. Als je puur mobiel bent - tas, bus, geen salon - is de opzet hetzelfde. Vijftien minuten en de boekingspagina staat op de telefoon van de klant.

Neem mobiele boekingen aan die zichzelf terugbetalen

De basis van Rexabook bevat mobiele modus, thuisbasis, agenda met reistijdberekening, werkgebied, reisgebieden en bescherming tegen no-shows via kaartgegevens. 7 dagen gratis proberen. Geen creditcard vereist.

Start gratis proefperiode

Geen kaart vereist. Binnen 4 minuten ingesteld.