Introductie van Groepsboekingen - plan lessen en workshops op dezelfde boekingspagina

Elke boekingstool gaat ervan uit dat één afspraak gelijkstaat aan één klant in één stoel. Dat klopt voor een knipbeurt. Het klopt niet voor een yogales, een pottenbakworkshop of een peutergroep - en ondernemers die die activiteiten naast hun één-op-één werk aanbieden, moesten tot nu toe improviseren: een “dienst” beperken tot één plek en die twaalf keer kopiëren, of namen noteren in een groepsapp en handmatig hoofden tellen. Er bestaan wel tools die specifiek voor lessen zijn gebouwd, maar dat zijn aparte producten - met een eigen inlog, eigen factuur en eigen boekingspagina, los van waar je klanten voor al het andere naartoe stuurt.

Rexabook doet nu beide vanaf dezelfde plek. Groepsboekingen houden de capaciteit bij voor een hele sessie - “Yoga, ma 18:00 uur, 12 plekken” - op dezelfde manier als de rest van het platform een enkele afspraak bijhoudt, op dezelfde boekingspagina en inbegrepen in elk abonnement.

Wat is er nieuw

• Diensten geschikt voor lessen. Verander elke dienst in een dienst met een gedeelde sessie en een capaciteit, in plaats van één klant per tijdslot.
• Geplande sessies, geen automatisch gegenereerde slots. Jij kiest welke sessies er zijn - “dinsdag 18:00 uur”, “donderdag 18:00 uur” - in plaats van dat elk theoretisch mogelijk tijdslot als boekbaar verschijnt.
• Live stoelreservering. Elke boeking claimt één stoel; de sessie verdwijnt simpelweg van de boekingspagina zodra deze vol is. Geen overboekingen, geen handmatige tellingen.
• Annuleringen openen de stoel automatisch. Een klant die een lesboeking annuleert, maakt de stoel direct weer vrij op de boekingspagina voor de volgende persoon - je hoeft niets handmatig te herstellen.
• Personeel kan ook eigen sessies beheren. Via de Personeelsportal kan een medewerker zijn eigen lessessies plannen, bewerken en beheren - en elke medewerker kan een klant inboeken voor de sessie van een collega, niet alleen voor die van zichzelf.
• Al het andere werkt precies als een normale boeking. Betalingen, aanbetalingen, herinneringen, no_show afhandeling, annuleren en verzetten - een deelnemer aan een les is onder de motorkap een volledig normale boeking, dus er hoefde niets aangepast te worden om groepsboekingen te laten werken.

Voor wie is het

Voor alles wat voor een ruimte wordt georganiseerd in plaats van voor een stoel: fitnesslessen, yoga en pilates, dans- en kinderactiviteitengroepen, workshops (pottenbakken, knutselen, koken) - elke sessie waarbij één tijdslot meerdere mensen bedient in plaats van één. Het is dezelfde capaciteitsbewaking die een personal trainer nodig heeft voor kleine groepsessies. Als je een lesregister op papier bijhield of een “1 plek per boeking”-oplossing had geforceerd in een afspraaktool, dan vervangt dit dat.

Hoe het werkt, van begin tot eind

1. Markeer de dienst als geschikt voor lessen. Stel in bij Diensten een capaciteit in - het aantal mensen dat één sessie kan bevatten.
2. Plan een sessie. Kies een datum, tijd en medewerker (indien van toepassing) in het sessiepaneel van de dienst. Elke sessie legt de capaciteit van het aanbod op dat moment vast - je kunt deze achteraf verlagen, maar nooit onder het aantal mensen dat al heeft geboekt.
3. Het verschijnt op je boekingspagina als elke andere optie. Klanten kiezen de sessie op dezelfde manier als ze een tijdslot zouden kiezen en claimen een van de resterende stoelen.
4. De sessie sluit zichzelf. Zodra elke stoel is geboekt, stopt het simpelweg met verschijnen als beschikbaar - je hoeft zelf geen capaciteitsberekeningen bij te houden.
5. Annuleren en verzetten werken zoals normaal. Een geannuleerde stoel komt automatisch weer vrij in de sessie; niets hoeft opnieuw te worden gesynchroniseerd.

Wat kan er misgaan

• Vergeten een sessie te plannen. Sessies verschijnen niet automatisch op de agenda zoals gewone afspraakslots - een dienst die geschikt is voor lessen waarvoor geen sessie is gepland, is helemaal niet boekbaar, zelfs niet binnen je werktijden. Als een les niet zichtbaar is voor klanten, controleer dan of iemand deze daadwerkelijk heeft ingepland.
• Capaciteit die niet overeenkomt met de ruimte. Rexabook dwingt het aantal af dat jij instelt - het systeem weet niet hoeveel matjes of stoelen je werkelijk hebt, dus stel het in op de echte limiet, niet op een gok.
• Aannemen dat een geannuleerde stoel handmatig moet worden heropend. Dat hoeft niet - het stoelaantal corrigeert zichzelf zodra de annulering binnenkomt, dus er is niets om dubbel te controleren.

Groepsboekingen zijn inbegrepen in elk Rexabook-abonnement - geen apart product, geen extra factuur, dezelfde boekingspagina die je klanten al gebruiken.