Każde narzędzie do rezerwacji zakłada, że jedna wizyta oznacza jednego klienta na jednym fotelu. To prawda w przypadku strzyżenia. Nie sprawdza się to jednak przy zajęciach jogi, warsztatach ceramicznych czy grupach dla maluchów – a przedsiębiorcy prowadzący takie zajęcia równolegle z pracą indywidualną musieli dotąd stosować obejścia: ograniczanie „usługi” do jednego miejsca i kopiowanie jej dwanaście razy lub zapisywanie nazwisk na czacie grupowym i ręczne liczenie uczestników. Istnieją narzędzia stworzone z myślą o zajęciach, ale są to osobne produkty – wymagają osobnego logowania, osobnego rachunku i osobnej strony rezerwacji, oddzielonej od tej, do której już kierujesz klientów w innych sprawach.
Rexabook obsługuje teraz obie te opcje z jednego miejsca. Rezerwacje grupowe śledzą dostępność dla całej sesji – „Joga, pon. 18:00, 12 miejsc” – w ten sam sposób, w jaki platforma śledzi pojedynczą wizytę, na tej samej stronie rezerwacji i w ramach każdego planu.
Co nowego
- Usługi z obsługą zajęć. Zmień dowolną usługę w taką ze wspólną sesją i określoną liczbą miejsc, zamiast jednego klienta na slot.
- Zaplanowane sesje, a nie generowane automatycznie. To Ty wybierasz, które sesje istnieją – „wtorek 18:00”, „czwartek 18:00” – zamiast wyświetlania każdego teoretycznie możliwego terminu jako dostępnego.
- Śledzenie miejsc na żywo. Każda rezerwacja zajmuje jedno miejsce; sesja po prostu znika ze strony rezerwacji, gdy jest pełna. Brak przepełnień i ręcznego liczenia.
- Anulowanie automatycznie zwalnia miejsce. Klient anulujący rezerwację na zajęcia natychmiast zwalnia swoje miejsce na stronie rezerwacji dla kolejnej osoby – nie trzeba nic robić ręcznie.
- Personel może prowadzić własne sesje. Poprzez Portal Personelu pracownik może planować, edytować i zarządzać własnymi sesjami zajęć – a każdy pracownik może zapisać klienta na sesję kolegi, nie tylko na swoją.
- Wszystko inne działa dokładnie tak, jak zwykła rezerwacja. Płatności, zaliczki, przypomnienia, obsługa
no_show, anulowanie i zmiana terminu – uczestnik zajęć jest w systemie traktowany jak zwykła rezerwacja, więc nie trzeba było przebudowywać żadnych procesów, aby rezerwacje grupowe działały.
Dla kogo to jest
Dla wszystkiego, co jest prowadzone dla grupy osób, a nie dla jednej osoby na fotelu: zajęcia fitness, joga i pilates, grupy taneczne i zajęcia dla dzieci, warsztaty (ceramika, rękodzieło, gotowanie) – każda sesja, w której jeden termin służy wielu osobom zamiast jednej. To ta sama funkcja śledzenia dostępności, której potrzebuje trener personalny prowadzący sesje w małych grupach. Jeśli dotąd prowadziłeś listę uczestników na papierze lub stosowałeś obejście typu „1 miejsce na rezerwację” w narzędziu do umawiania wizyt, to rozwiązanie je zastępuje.
Jak to działa, krok po kroku
- Oznacz usługę jako obsługującą zajęcia. W sekcji Usługi ustaw limit miejsc – liczbę osób, jaką może pomieścić jedna sesja.
- Zaplanuj sesję. Wybierz datę, godzinę i pracownika (jeśli go masz) w panelu Sesje danej usługi. Każda sesja zapisuje stan dostępności oferty w danym momencie – możesz go później zmniejszyć, ale nigdy poniżej liczby osób, które już dokonały rezerwacji.
- Pojawia się na stronie rezerwacji jak każda inna opcja. Klienci wybierają sesję w ten sam sposób, w jaki wybieraliby termin wizyty, i zajmują jedno z pozostałych miejsc.
- Sesja zamyka się sama. Gdy wszystkie miejsca zostaną zarezerwowane, sesja przestaje być widoczna jako dostępna – nie musisz śledzić żadnych obliczeń.
- Anulowanie i zmiana terminu działają normalnie. Anulowane miejsce automatycznie otwiera się ponownie w sesji; nie trzeba niczego synchronizować.
Co może pójść nie tak
- Zapomnienie o zaplanowaniu sesji. Sesje nie pojawiają się w kalendarzu automatycznie tak, jak zwykłe sloty wizyt – usługa z obsługą zajęć bez zaplanowanej sesji nie ma żadnych dostępnych terminów, nawet w godzinach Twojej pracy. Jeśli zajęcia nie wyświetlają się klientom, sprawdź, czy ktoś faktycznie je zaplanował.
- Limit miejsc niezgodny z salą. Rexabook egzekwuje każdą ustawioną przez Ciebie liczbę – nie wie, ile masz mat czy krzeseł, więc ustaw limit zgodnie z rzeczywistością, a nie na wyczucie.
- Zakładanie, że anulowane miejsce wymaga ręcznego otwarcia. Nie wymaga – liczba miejsc koryguje się sama w momencie anulowania, więc nie ma potrzeby niczego sprawdzać.
Rezerwacje grupowe są zawarte w każdym planie Rexabook – bez osobnego produktu, bez dodatkowych opłat, na tej samej stronie rezerwacji, z której już korzystają Twoi klienci.
Prowadź zajęcia i warsztaty z tej samej strony rezerwacji
Śledzenie dostępności dla sesji grupowych w każdym planie – bez osobnego produktu i dodatkowych opłat.
Rozpocznij darmowy okres próbnyKarta nie jest wymagana. Konfiguracja w mniej niż 4 minuty.