Vi introducerar Gruppbokningar – schemalägg klasser och workshops på samma bokningssida

Varje bokningsverktyg utgår från att en bokning innebär en kund i en stol. Det stämmer för en klippning. Det stämmer inte för en yogaklass, en keramikworkshop eller en barngrupp – och företagare som kör dessa vid sidan av sitt en-till-en-arbete har oftast fått lösa det genom att trixa: begränsa en “tjänst” till en plats och klona den tolv gånger, eller ta emot namn i en gruppchatt och räkna huvuden för hand. Det finns verktyg byggda specifikt för klasser, men de är egna produkter – med egen inloggning, egen faktura och egen bokningssida, separerad från där du redan skickar dina kunder för allt annat.

Rexabook gör nu båda delarna från samma ställe. Gruppbokningar håller koll på kapaciteten för en hel session – “Yoga, mån 18:00, 12 platser” – på samma sätt som resten av plattformen håller koll på en enskild bokning, på samma bokningssida, och ingår i alla abonnemang.

Vad är nytt

• Klass-kapabla tjänster. Gör om vilken tjänst som helst till en med en delad session och en kapacitet, istället för en kund per tid.
• Schemalagda sessioner, inte rutnätsgenererade. Du väljer vilka sessioner som finns – “tisdag 18:00”, “torsdag 18:00” – istället för att varje teoretiskt möjlig tid visas som bokningsbar.
• Live-spårning av platser. Varje bokning tar upp en plats; sessionen försvinner helt enkelt från bokningssidan när den är full. Ingen överbokning, ingen manuell huvudräkning.
• Avbokningar öppnar automatiskt upp platsen igen. En kund som avbokar en klassbokning frigör sin plats direkt på bokningssidan för nästa person – inget behöver göras manuellt.
• Personalen kan också köra sina egna sessioner. Via personalportalen kan en anställd schemalägga, redigera och hantera sina egna klasser – och alla anställda kan boka in en kund i en kollegas session, inte bara sin egen.
• Allt annat fungerar precis som en vanlig bokning. Betalningar, depositioner, påminnelser, hantering av no_show, avbokning och ombokning – en deltagare i en klass är en helt vanlig bokning i grunden, så inget i systemet behövde byggas om för att gruppbokningar skulle fungera.

Vem är det för

Allt som drivs för ett rum snarare än en stol: träningsklasser, yoga och pilates, dans- och barnaktivitetsgrupper, workshops (keramik, hantverk, matlagning) – alla sessioner där en tidpunkt betjänar flera personer istället för en. Det är samma kapacitetsspårning som en personlig tränare som kör smågruppspass behöver. Om du har fört klasslista på papper, eller tvingats använda en “1 plats per bokning”-lösning i ett bokningsverktyg, så ersätter detta det.

Hur det fungerar, från början till slut

1. Markera tjänsten som klass-kapabel. Under Tjänster, ställ in en kapacitet – antalet personer en session kan rymma.
2. Schemalägg en session. Välj datum, tid och personal (om du har någon) från tjänstens sessionspanel. Varje session sparar tjänstens kapacitet vid det ögonblicket – du kan sänka den efteråt, men aldrig till färre än antalet personer som redan har bokat.
3. Den visas på din bokningssida som vilket annat alternativ som helst. Kunderna väljer sessionen på samma sätt som de skulle välja en tid, och tar en av de återstående platserna.
4. Sessionen stänger sig själv. När varje plats är bokad slutar den helt enkelt att visas som tillgänglig – du behöver inte hålla koll på någon kapacitetsmatematik.
5. Avbokning och ombokning fungerar som vanligt. En avbokad plats öppnas automatiskt upp igen i sessionen; inget behöver synkas om.

Vad kan gå fel

• Att glömma att schemalägga en session. Sessioner dyker inte upp i kalendern automatiskt på samma sätt som vanliga bokningstider – en klass-kapabel tjänst utan schemalagd session har inget bokningsbart alls, även inom dina arbetstider. Om en klass inte syns för kunderna, kontrollera om någon faktiskt har schemalagt den.
• Kapacitet som inte matchar rummet. Rexabook verkställer det antal du ställer in – systemet vet inte hur många mattor eller stolar du faktiskt har, så ställ in det på den verkliga gränsen, inte en gissning.
• Att anta att en avbokad plats behöver öppnas manuellt. Det behövs inte – platsantalet korrigerar sig självt i samma ögonblick som avbokningen sker, så det finns inget att dubbelkolla.

Gruppbokningar ingår i alla Rexabook-abonnemang – ingen separat produkt, ingen extra faktura, samma bokningssida som dina kunder redan använder.