Présentation des réservations de groupe : planifiez vos cours et ateliers sur la même page de réservation

Chaque outil de réservation part du principe qu’un rendez-vous équivaut à un client dans un fauteuil. C’est vrai pour une coupe de cheveux. Ça ne l’est pas pour un cours de yoga, un atelier de poterie ou un groupe de tout-petits. Les professionnels qui gèrent ces activités en parallèle de leurs rendez-vous individuels ont dû, jusqu’ici, se débrouiller avec des solutions de contournement : limiter un « service » à une place et le dupliquer douze fois, ou prendre les noms dans une discussion de groupe et compter les têtes manuellement. Il existe des outils conçus pour les cours, mais ce sont des produits distincts : leur propre connexion, leur propre facture, leur propre page de réservation, séparée de celle que vous utilisez déjà pour tout le reste.

Rexabook gère désormais les deux depuis le même endroit. Les réservations de groupe suivent la capacité d’une séance entière – « Yoga, lun. 18 h, 12 places » – de la même manière que le reste de la plateforme gère un rendez-vous unique, sur la même page de réservation, et ce, sur tous les forfaits.

Ce qui change

• Services adaptés aux cours. Transformez n’importe quel service en une séance partagée avec une capacité définie, au lieu d’un client par créneau.
• Séances planifiées, pas générées par une grille. Vous choisissez les séances qui existent – « mardi 18 h », « jeudi 18 h » – plutôt que d’afficher tous les créneaux théoriquement possibles.
• Suivi des places en temps réel. Chaque réservation occupe une place ; la séance disparaît simplement de la page de réservation une fois complète. Fini les surréservations et le comptage manuel.
• Les annulations libèrent automatiquement la place. Lorsqu’un client annule sa réservation, sa place est immédiatement remise à disposition sur la page de réservation pour la personne suivante : rien à faire manuellement.
• Le personnel peut aussi gérer ses propres séances. Via le portail du personnel, un membre de l’équipe peut planifier, modifier et gérer ses propres séances de cours. De plus, n’importe quel membre du personnel peut inscrire un client à la séance d’un collègue, pas seulement à la sienne.
• Tout le reste fonctionne comme une réservation normale. Paiements, dépôts, rappels, gestion des no_show, annulations et reports : un participant à un cours est une réservation tout à fait ordinaire pour le système. Aucune refonte n’a été nécessaire pour que les réservations de groupe fonctionnent.

À qui cela s’adresse

À toute activité organisée pour une salle plutôt que pour un fauteuil : cours de fitness, yoga et pilates, groupes de danse et activités pour enfants, ateliers (poterie, artisanat, cuisine) – toute séance où un créneau horaire sert plusieurs personnes au lieu d’une seule. C’est le même suivi de capacité dont a besoin un entraîneur personnel qui organise des séances en petit groupe. Si vous teniez un registre de cours sur papier ou si vous utilisiez une solution de contournement « 1 place par réservation » sur un outil de rendez-vous, ceci remplace tout cela.

Fonctionnement, de bout en bout

1. Configurez le service pour les cours. Dans Services, définissez une capacité : le nombre de personnes qu’une séance peut accueillir.
2. Planifiez une séance. Choisissez une date, une heure et un membre du personnel (si nécessaire) depuis le panneau Séances du service. Chaque séance enregistre la capacité de l’offre à ce moment-là ; vous pouvez la réduire par la suite, mais jamais en dessous du nombre de personnes déjà inscrites.
3. Elle apparaît sur votre page de réservation comme n’importe quelle autre option. Les clients choisissent la séance comme ils choisiraient un créneau horaire et réservent l’une des places restantes.
4. La séance se ferme d’elle-même. Une fois toutes les places réservées, elle cesse tout simplement d’apparaître comme disponible. Vous n’avez aucun calcul de capacité à faire.
5. Les annulations et reports fonctionnent normalement. Une place annulée est automatiquement remise en ligne ; aucune resynchronisation n’est nécessaire.

Ce qui peut poser problème

• Oublier de planifier une séance. Les séances n’apparaissent pas automatiquement sur le calendrier comme les créneaux de rendez-vous ordinaires. Un service configuré pour les cours sans séance planifiée n’a rien de réservable, même pendant vos heures d’ouverture. Si un cours n’apparaît pas pour les clients, vérifiez si quelqu’un l’a bien planifié.
• Une capacité qui ne correspond pas à la salle. Rexabook applique le nombre que vous définissez. Il ne sait pas combien de tapis ou de chaises vous avez réellement, alors réglez-le sur la limite réelle, pas sur une estimation.
• Penser qu’une place annulée doit être rouverte manuellement. Ce n’est pas le cas : le nombre de places se corrige automatiquement dès que l’annulation est enregistrée, il n’y a donc rien à vérifier.

Les réservations de groupe sont incluses dans chaque forfait Rexabook : pas de produit séparé, pas de facture supplémentaire, et toujours la même page de réservation que vos clients utilisent déjà.