Einführung von Gruppenbuchungen – Kurse und Workshops direkt über die Buchungsseite planen

Jedes Buchungstool geht davon aus, dass ein Termin einen Kunden auf einem Stuhl bedeutet. Das stimmt für einen Haarschnitt. Es stimmt jedoch nicht für einen Yogakurs, einen Töpferworkshop oder eine Krabbelgruppe – und Gewerbetreibende, die diese neben ihrer Einzelarbeit anbieten, mussten bisher improvisieren: Sie haben eine „Dienstleistung“ auf einen Platz begrenzt und diese zwölfmal kopiert oder Namen in einem Gruppenchat gesammelt und die Köpfe manuell gezählt. Es gibt zwar Tools, die speziell für Kurse entwickelt wurden, aber diese sind eigene Produkte – mit eigenem Login, eigener Rechnung und eigener Buchungsseite, getrennt von dem Ort, an den Sie Ihre Kunden sonst für alles andere schicken.

Rexabook erledigt jetzt beides von einem Ort aus. Gruppenbuchungen verwalten die Kapazität für eine ganze Sitzung – „Yoga, Mo 18:00 Uhr, 12 Plätze“ – genauso wie der Rest der Plattform einen einzelnen Termin verwaltet, auf derselben Buchungsseite und in jedem Plan enthalten.

Was ist neu

• Kursfähige Dienstleistungen. Wandeln Sie jede Dienstleistung in eine mit einer gemeinsamen Sitzung und einer Kapazität um, anstatt nur einen Kunden pro Slot zuzulassen.
• Geplante Sitzungen, keine rastergenerierten. Sie wählen aus, welche Sitzungen existieren – „Dienstag 18:00 Uhr“, „Donnerstag 18:00 Uhr“ –, anstatt dass jeder theoretisch mögliche Slot als buchbar angezeigt wird.
• Live-Platzverfolgung. Jede Buchung belegt einen Platz; die Sitzung verschwindet einfach von der Buchungsseite, sobald sie voll ist. Keine Überbuchung, kein manuelles Zählen.
• Stornierungen geben den Platz automatisch wieder frei. Wenn ein Kunde eine Kursbuchung storniert, wird sein Platz sofort wieder auf der Buchungsseite für den Nächsten frei – Sie müssen nichts manuell rückgängig machen.
• Mitarbeiter können ihre eigenen Sitzungen leiten. Über das Mitarbeiterportal kann ein Mitarbeiter seine eigenen Kurssitzungen planen, bearbeiten und verwalten – und jeder Mitarbeiter kann einen Kunden in die Sitzung eines Kollegen buchen, nicht nur in seine eigene.
• Alles andere funktioniert genau wie eine normale Buchung. Zahlungen, Anzahlungen, Erinnerungen, Umgang mit no_show, Stornieren und Umbuchen – ein Kursteilnehmer ist im Hintergrund eine ganz normale Buchung, daher musste für Gruppenbuchungen nichts im Nachhinein umgebaut werden.

Für wen ist es gedacht

Für alles, was für einen Raum statt für einen Stuhl betrieben wird: Fitnesskurse, Yoga und Pilates, Tanz- und Kindergruppen, Workshops (Töpfern, Handwerk, Kochen) – jede Sitzung, bei der ein Zeitfenster mehreren Personen statt nur einer dient. Es ist dieselbe Kapazitätsverwaltung, die ein Personal Trainer für Kleingruppentrainings benötigt. Wenn Sie bisher eine Kursliste auf Papier geführt oder einen „1 Platz pro Buchung“-Workaround an ein Termin-Tool gebastelt haben, ersetzt dies genau das.

So funktioniert es, von Anfang bis Ende

1. Dienstleistung als kursfähig markieren. Legen Sie unter Dienstleistungen eine Kapazität fest – die Anzahl der Personen, die eine Sitzung aufnehmen kann.
2. Sitzung planen. Wählen Sie Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter (falls vorhanden) im Sitzungsbereich der Dienstleistung aus. Jede Sitzung speichert die Kapazität des Angebots in diesem Moment – Sie können sie später verringern, aber niemals unter die Anzahl der Personen, die bereits gebucht haben.
3. Es erscheint wie jede andere Option auf Ihrer Buchungsseite. Kunden wählen die Sitzung genauso aus, wie sie ein Zeitfenster wählen würden, und belegen einen der verbleibenden Plätze.
4. Die Sitzung schließt sich selbst. Sobald jeder Platz gebucht ist, erscheint sie einfach nicht mehr als verfügbar – Sie müssen keine Kapazitätsrechnungen anstellen.
5. Stornieren und Umbuchen funktionieren wie gewohnt. Ein stornierter Platz wird automatisch wieder für die Sitzung freigegeben; es muss nichts neu synchronisiert werden.

Was schiefgehen kann

• Vergessen, eine Sitzung zu planen. Sitzungen erscheinen nicht automatisch im Kalender wie normale Terminslots – eine kursfähige Dienstleistung ohne geplante Sitzung ist überhaupt nicht buchbar, selbst innerhalb Ihrer Arbeitszeiten. Wenn ein Kurs für Kunden nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob tatsächlich jemand eine Sitzung geplant hat.
• Kapazität, die nicht zum Raum passt. Rexabook setzt genau die Zahl durch, die Sie festlegen – das System weiß nicht, wie viele Matten oder Stühle Sie tatsächlich haben. Setzen Sie also das echte Limit, nicht nur eine Schätzung.
• Annahme, dass ein stornierter Platz manuell wieder geöffnet werden muss. Das muss er nicht – die Platzanzahl korrigiert sich in dem Moment, in dem die Stornierung eingeht, selbst. Es gibt also nichts doppelt zu prüfen.

Gruppenbuchungen sind in jedem Rexabook-Plan enthalten – kein separates Produkt, keine zusätzliche Rechnung, dieselbe Buchungsseite, die Ihre Kunden bereits nutzen.